Klassenfahrt planen: Tipps für die Reiseplanung im Klassenverband

Klassenfahrten haben nicht nur einen gehörigen Fun-Faktor, sondern dienen natürlich in erster Linie aus pädagogischer Sicht dem Stärken des Gruppengefühls einer Klasse sowie dem außerschulischen Lernen. Eine schlecht geplante Klassenfahrt verspricht von vornherein Stress für alle Beteiligten. Daher gilt es, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen und die Bedürfnisse aller Reisenden zu berücksichtigen.

Planungsbeginn: Ein Jahr vor der Fahrt

Ein reibungsloser Ablauf einer Klassenfahrt bedarf einer guten Planung. Der Hauptteil der  Organisation beginnt bereits ein Jahr vor der eigentlichen Fahrt. Gemeinsam mit den Schülern wählen die Lehrer ein Ziel aus. Der Reisezeitraum wird in aller Regel in Rücksprache mit der Schulleitung festgelegt. Nun geht es an die Reisekalkulation. Um die finanziellen Möglichkeiten der Familien nicht zu überfordern, ist es zwingend notwendig, Vergleichsangebote einzuholen. Die meisten Klassenfahrten werden nach wie vor aus nachvollziehbaren Gründen mit einem Reisebus durchgeführt. Unternehmen aus der Region stellen meistens die beste Lösung dar. Will man einen Bus mieten, hilft es auch hier, Preise und Leistungen zu vergleichen. Außer dem Transportmittel müssen zudem die Unterbringung im Zielgebiet sowie die möglichen Ausflugsziele ermittelt werden. Hinzu kommen eventuelle sinnvolle Versicherungen, wie etwa eine Reiserücktrittskosten- bzw. Auslandskrankenversicherung. In einem ersten Elternabend werden dann die Pläne den Eltern vorgestellt und deren Zustimmung durch eine Unterschrift eingeholt. Die Reise kann abschließend gebucht werden. Nun gilt es noch eine zweite Aufsichtsperson zu finden. Steht kein Lehrer aus dem Kollegium dafür zur Verfügung, darf es auch ein Elternteil sein.

Finanzierung sichern

Selbstverständlich darf kein Kind aufgrund von finanziellen Aspekten von einer Klassenfahrt ausgeschlossen werden. Lehrern als auch Eltern stehen daher verschiedene Arten von Zuschüssen zur Verfügung, die individuell beantragt werden können. Neben dem Jobcenter bieten auch Fördervereine, die Gemeinden, der Bundesrat oder Stiftungen Hilfe an. Klassenaktionen, wie Kuchenbasare, können zusätzlich eventuelle Finanzierungslücken schließen. Auch hier gilt die Regel: rechtzeitig Unterstützung beantragen.

Zwei Monate vor der Klassenfahrt

In einem zweiten Elternabend etwa acht Wochen vor der geplanten Reise, geben die Lehrer den Eltern die Detailinformationen zur Klassenfahrt. Dazu gehören u.a.:

• die Abfahrts- und Ankunftszeiten
• Empfehlungen zum Taschengeld
• eine Checkliste zum Kofferpacken
• Verhaltensregeln für die Schüler und die dazugehörigen Konsequenzen bei Nichtbeachtung
• wichtige Programmpunkte

Außerdem folgt die Überprüfung, ob Zuschüsse genehmigt wurden, die Reisedokumente der Kinder und teilnehmenden Lehrer Gültigkeit haben bzw. ob alle Merkblätter samt Unterschriften und Einverständniserklärungen vollständig vorliegen. Einige Tage vor Reiseantritt werden sämtliche Leistungsträger, wie etwa das Busunternehmen oder die Jugendherberge, nochmals zur Sicherheit mit einem Kontrollanruf bedacht.

Fazit: Klassenfahrten sind ein wichtiger Bestandteil in der schulischen Ausbildung von Kindern und Jugendlichen. Sie bedürfen jedoch einer guten und vor allem langfristigen Planung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Kosten im Rahmen zu halten.